Pomembni napotki

    Kaj pomeni rok za prijave?
    Na prijavnicah navedeni roki so pomembni tako za obstoječe kot nove razstavljavce. Novi razstavljavci so tisti, ki niso nastopili na zadnjem sejmu. Za obstoječe razstavljavce je pravočasna prijava jamstvo, da bodo prostor vnovič dobili, seveda pod pogojem, da so v roku poravnali vse obveznosti in da niso kršili splošnih in morebitnih posebnih pogojev za nastop na sejmu. Prijava po roku lahko pomeni, da bo razstavljavec uvrščen na čakalni seznam, v najslabšem primeru pa lahko ostane tudi brez prostora. Novim razstavljavce pa priporočamo, da se na sejem prijavijo čim prej; tako si bodo povečali možnosti, da bodo dobili prostor, sploh na sejmih, ki so zelo zasedeni.

     

    Najmanjša velikost stojnice
    Najmanjša velikost stojnice je običajno 9 m2, lahko pa tudi več. Manjši prostor je mogoče dobiti samo izjemoma, če ostane na voljo med večjimi stojnciami. Najmanjša velikost je določena z vsakokratnimi splošnimi pogoji vsakega sejma.

     

    Odpoved sejemskega nastopa 
    Čeprav ima vsako sejemsko podjetje nekoliko drugačna pravila (splošne pogoje), pa lahko kljub temu pri vseh zasledimo določene podobnosti. V grobem velja, da je vsaka  prijava zavezujoča, odstop od nje pa običajno pomeni najmanj stroške odjave (ki so navedeni v splošnih pogojih), v najslabšem primeru pa tudi obveznost plačila celotne pogodbene vrednosti (najemnine in vseh pripadajočih pristojbin).

     

    Cene in popusti 
    Cene so običajno navedene za najem kvadratnega metra neopremljenega razstavnega prostora, in sicer v neto znesku. Na sejmih v Nemčiji ni "slabših" in "boljših" prostorov v halah (in s tem različnih cen), temveč se cene razlikujejo zgolj glede na število odprtih strani stojnice. Najcenejša je vrstna stojnica (odprta na eno stran), najdražji je otok (stojnica odprta na vse štiri strani). Na vse cene je treba prišteti pristojbino 0,60 €/m2 za nemško strokovno sejemsko združenje AUMA. Pri nekaterih sejmih se zaračuna tudi okoljevarstveni dodatek (običajno ne presega 2,60 €/m2). Razstavljavci lahko dobijo nekoliko nižje cene za tako imenovane zgodnje prijave oziroma za najem prostorov, ki presegajo določeno število kvadratnih metrov (denimo več kot 300). Poskuse pogajanj za doseganje nižjih cen od objavljenih vam odsvetujemo, ker se večina nemških sejemskih podjetij o tem preprosto ne pogaja.

     

    Obvezni vpis v katalog (medijski paket) 
    Pri izračunu stroškov ne pozabite na obvezni vpis v katalog. Ta se zdaj običajno imenuje medijski paket, saj so poleg knjižne oblike na voljo še spletni katalogi, katalogi za pametne telefone in tablice in različne spletne platforme, ki jih lahko razstavljavci pogosto sami urejajo in oblikujejo. Pomembno je, da razstavljavec ostane v teh katalogih tudi po sejmu (do zamenjave kataloga za naslednji sejem). To pomeni, da je obiskovalcem spletnih strani viden eno leto pri letnih sejmih oziroma tja do štirih let pri sejmih, ki so organizirani na štiri leta. Hkrati imajo razstavljavci možnost, da spreminjajo oziroma osvežujejo vsebino teh zapisov tudi po sejmu.

     

    DDV pri sejemskih nastopih v Nemčiji 
    Pri obračunu DDV za sejemske nastope v Nemčiji velja nekaj posebnosti, ki jih denimo slovenska zakonodaja ne pozna. DDV se ne obračuna, če je pri naročilu sejemskih storitev izpolnjen pogoj "1+3", kar pomeni naročilo "neopremljenega razstavnega prostora in še najmanj treh spremljajočih storitev". Ta pogoj je skorajda vedno izpolnjen, saj so na računu vedno izkazane še naslednje postavke: plačilo pristojbine za nemško sejemsko združenje AUMA (0,60 € m2), obvezni vpis v katalog (medijski paket) in brezplačne vstopnice za razstavljavce.

    Pri skupinskih nastopih obstaja možnosti, da sorazstavljavci naročajo dodatne storitve v svojem imenu in za svoj račun; v teh primerih prej navedeni pogoj "1+3" ni izpolnjen, zato bo DDV obračunan, davčni zavezanci pa lahko povračilo od Nemčije uveljavljajo v sistemu e-davkov.

     

    Kateri tehnični priključki so obvezni 
    Načeloma nobeni, vendar absolutno odsvetujemo, da zaradi varčevanja ne bi naročili električnega priključka (za razsvetljavo). Pri oblikovanju razstavnega prostora je namreč treba upoštevati preprosto pravilo, da luči ni nikoli dovolj. Kljub temu pri manjših stojnicah povsem zadostuje priključek moči 1 - 3 kW, za katerega praviloma ne boste odšteli več kot 250 €. Pri določenih paketih se poraba obračuna naknadno (pri Düsseldorfskem sejmu, denimo, je stala v letu 2013 kilovatna ura 0,40 €).

     

    Neposredna prodaja na strokovnih sejmih 
    Na naših strokovnih sejmih je neposreda prodaja strogo prepovedana, zaradi kršitve tega določila pa lahko organizator zapre razstavni prostor. Strokovni sejmi so namenjeni izključno medpodjetniškemu trženju (business-to-business), ne pa prodaji končnim kupcem. Načeloma to velja tudi na tistih strokovnih sejmih, ki so denimo zadnji dan odprti za splošno javnost.

     

    Zasedenost razstavnega prostora v času sejma 
    S tem, ko je vaše osebje na stojnici vsak dan od začetka do konca sejemskega dne, izkazujete spoštovanje obiskovalcem, ki so (tudi) zaradi vas obiskali sejem. Pri tem niti ni pomembno ali so na sejem prišli samo iz nekaj kilometrov oddaljenega podjetja ali pa z drugega konca sveta in so za potovanje plačali več tisoč evrov. Nedopustno je torej, da obiskovalci naletijo na prazno stojnico v kateremkoli času sejma. Na razstavnem prostoru mora biti zato vaše osebje prisotno vsak dan sejma od prve do zadnje minute (običajno od 9.00 do 18.00, zadnji dan do 17.00). Predvsem zadnji dan organizatorji sejma vse bolj strogo nadzorujejo upoštevanje tega pravila. Za kršitelje so na nekaterih sejmih predvidene denarne kazni, na bolj zasedenih prireditvah pa lahko tvegate, da na prihodnjem sejmu ne boste več dobili prostora. Priporočamo, da svoje potovanje (letalske prevoze, denimo) načrtujete tako, da bo vsaj ena oseba iz podjetja lahko ostala tudi zadnji dan do zadnje minute na stojnici. To pomeni, da morajo na razstavnem prostoru ostati do konca tudi vsi eksponati oziroma da ne smete začeti s pospravljanjem pred zaključkom sejma.

     

    Lažni katalogi 
    Žal se veliko razstavljavcev prej ali slej sreča z goljufi, ki se predstavljajo kot uradni založniki sejemskih katalogov. Oddaja podpisanega obrazca pomeni vaš pristanek na pogoje v drobnem tisku, ki vas lahko stanejo nekaj tisoč evrov več let zaporedma (obveza plačevanja nekakšne letne naročnine za tri leta, na primer). V dvomu nas pokličite oziroma nam pošljite kopijo dopisa, pa vam bomo nemudoma odgovorili, če gre za lažne ponudnike.

     

    Kraje pri postavljanju in podiranju stojnic ter v času sejma 
    Nobeno sejemsko podjetje ne more zagotoviti popolnega nadzora med sejmom, še manj pa v času postavljanja in podiranja stojnic. Takrat je v halah nekaj sto ali celo nekaj tisoč ljudi, gneča in vrvež pa  pomenita priložnost, ki dela tatu. Priporočamo torej poostren nadzor vseh eksponatov ter orodja in pripomočkov za postavljanje oziroma podiranje stojnic. V času sejma, predvsem ponoči, na stojnicah ne puščajte dragocenih predmetov (računalnikov, TV zaslonov, predvajalnikov in podobno) oziroma jih zaklenite v shrambe. Če kljub vsej pazljivosti pride do kraje, nemudoma obvestite policijo in zahtevajte zapisnik. Tega boste potrebovali tudi za knjigovodske evidence. Na večjih sejmiščih ima policija pogosto kar svoje pisarne.

    Večina sejmišč ponuja tudi storitve varovanja, ki pa običajno niso poceni. 

    Informacije:

    Tel: +386 1 513-1480

    e-pošta: info@slovenia.messefrankfurt.com

    Toolbar-Navigation